الاحتفاظ بعقود الإسكان والوثائق الحكومية لمدة 10-25 عاماً
المؤلف: عبدالرحمن المصباحي (جدة)08.05.2025
ورد لصحيفة «عكاظ» أن أوامر عليا قد صدرت تلزم المؤسسة الحكومية المعنية بـ«الإسكان» بالإبقاء على سجلات السكان ومستندات إيجار المساكن لمدة عشر سنوات كاملة. ويقتضي ذلك الاحتفاظ بأسماء المستأجرين والوثائق ذات الصلة في الوحدة الإدارية المختصة داخل الجهاز الحكومي لمدة عام واحد بدءاً من العام الذي يلي تاريخ مغادرة السكان للوحدات السكنية وانتهاء مدة الإيجار، ثم نقلها وحفظها لمدة تسع سنوات إضافية في مركز الوثائق التابع للإدارة المختصة بجمع وتنظيم وحفظ وثائق ومحفوظات الجهاز الحكومي.
كما أكدت التوجيهات الصارمة على جميع الهيئات الحكومية، وكذلك المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، ضرورة الاحتفاظ بنسخ من كافة أنواع الوثائق والمحفوظات الإدارية المؤقتة حفظاً دائماً، وذلك لأهداف جمة وأهمها إجراء «البحوث والدراسات» المتنوعة.
وشددت التوجيهات على حفظ مستندات تخصيص الوحدات السكنية وأوراق تحديد المستحقين لمدة مماثلة تبلغ عشر سنوات، على أن يتم الاحتفاظ بتلك الوثائق لمدة عام واحد اعتباراً من بداية السنة التالية لتاريخ المصادقة على أسماء المستحقين أو تاريخ عملية توزيع الوحدة السكنية في الوحدة المتخصصة بالجهاز الحكومي، وتسع سنوات أخرى في مركز الوثائق التابع للجهاز الحكومي.
وفيما يتعلق بوثائق ملكية العقارات «المسجلة على وسائط إلكترونية»، أوضحت التوجيهات بوجوب الاحتفاظ بهذه المستندات لمدة تصل إلى خمسة وعشرين عاماً، على أن يتم حفظها في الوحدة الإدارية ذات الاختصاص في الجهاز الحكومي لمدة سنة واحدة تبدأ من العام الذي يلي تاريخ نقل الملكية إلى طرف آخر، ثم يتم إيداعها لمدة أربعة وعشرين عاماً في مركز الوثائق.
وفي سياق متصل بالمخططات الهندسية الخاصة بالمباني، بالإضافة إلى صور عقود الإنشاء والشروط والمواصفات المتعلقة بالمبنى، فقد تقرر الاحتفاظ بها لمدة خمسة عشر عاماً، على أن يتم الاحتفاظ بها لمدة عام واحد في الوحدة الإدارية المختصة بالجهاز الحكومي بدءاً من العام الذي يلي تاريخ إزالة المبنى، ويتم حفظها لمدة أربعة عشر عاماً في مركز الوثائق.
كما أكدت التوجيهات الصارمة على جميع الهيئات الحكومية، وكذلك المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، ضرورة الاحتفاظ بنسخ من كافة أنواع الوثائق والمحفوظات الإدارية المؤقتة حفظاً دائماً، وذلك لأهداف جمة وأهمها إجراء «البحوث والدراسات» المتنوعة.
وشددت التوجيهات على حفظ مستندات تخصيص الوحدات السكنية وأوراق تحديد المستحقين لمدة مماثلة تبلغ عشر سنوات، على أن يتم الاحتفاظ بتلك الوثائق لمدة عام واحد اعتباراً من بداية السنة التالية لتاريخ المصادقة على أسماء المستحقين أو تاريخ عملية توزيع الوحدة السكنية في الوحدة المتخصصة بالجهاز الحكومي، وتسع سنوات أخرى في مركز الوثائق التابع للجهاز الحكومي.
وفيما يتعلق بوثائق ملكية العقارات «المسجلة على وسائط إلكترونية»، أوضحت التوجيهات بوجوب الاحتفاظ بهذه المستندات لمدة تصل إلى خمسة وعشرين عاماً، على أن يتم حفظها في الوحدة الإدارية ذات الاختصاص في الجهاز الحكومي لمدة سنة واحدة تبدأ من العام الذي يلي تاريخ نقل الملكية إلى طرف آخر، ثم يتم إيداعها لمدة أربعة وعشرين عاماً في مركز الوثائق.
وفي سياق متصل بالمخططات الهندسية الخاصة بالمباني، بالإضافة إلى صور عقود الإنشاء والشروط والمواصفات المتعلقة بالمبنى، فقد تقرر الاحتفاظ بها لمدة خمسة عشر عاماً، على أن يتم الاحتفاظ بها لمدة عام واحد في الوحدة الإدارية المختصة بالجهاز الحكومي بدءاً من العام الذي يلي تاريخ إزالة المبنى، ويتم حفظها لمدة أربعة عشر عاماً في مركز الوثائق.